Eine Anzahlungsrechnung stellen Sie aus, bevor Sie eine Leistung vollständig erbracht haben. Sie sichert Ihnen vorab einen Teilbetrag. Diese Vorlage als PDF und Word enthält alle Pflichtangaben und zeigt, wie Sie die Anzahlung später korrekt in der Schlussrechnung verrechnen.
Was gehört in eine Anzahlungsrechnung? Die Pflichtangaben
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Eine eindeutige, fortlaufende Nummer wie bei jeder regulären Rechnung. |
| Datum | Ausstellungsdatum der Anzahlungsrechnung. |
| Leistungsbeschreibung | Konkrete Beschreibung der noch zu erbringenden Leistung, nicht nur ein pauschaler Hinweis. |
| Anzahlungsbetrag | Der vereinbarte Teilbetrag, netto und brutto getrennt ausgewiesen. |
| Umsatzsteuer | Der volle Steuersatz auf den Anzahlungsbetrag, fällig bereits mit Zahlungseingang. |
| USt-IdNr. / Steuernummer | Pflichtangabe wie bei jeder Rechnung nach § 14 UStG. |
| Zahlungsziel | Frist, bis wann die Anzahlung zu leisten ist. |
| Hinweis auf Schlussrechnung | Vermerk, dass der Betrag später von der Gesamtrechnung abgezogen wird. |
Diese Pflichtangaben gelten unabhängig davon, ob Sie die Vorlage für einen einzelnen Kunden nutzen oder im Rahmen eines größeren Projekts, etwa gegenüber einer IHK-Mitgliedsfirma oder einem privaten Auftraggeber.
Wie schreibe ich eine Anzahlungsrechnung?
Legen Sie zuerst fest, welcher Teilbetrag als Anzahlung vereinbart wurde. Meist handelt es sich um einen Prozentsatz des Gesamtauftrags. Eine gesetzliche Obergrenze für die Höhe gibt es im Regelfall nicht. Bei Verbraucherbauverträgen begrenzt jedoch die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) die zulässigen Abschlagszahlungen.
Tragen Sie den Anzahlungsbetrag getrennt nach Netto, Umsatzsteuer und Brutto ein. Anders als oft angenommen, fällt die Umsatzsteuer bereits mit Erhalt der Anzahlung an. Sie müssen nicht bis zur Fertigstellung der Gesamtleistung warten – das regelt § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG.
Beschreiben Sie die Leistung so konkret wie möglich. „Anzahlung für Küchenmontage gemäß Auftrag Nr. 123“ ist besser als nur „Anzahlung“. Eine zu vage Formulierung kann bei einer Betriebsprüfung Rückfragen auslösen.
Ein Rechenbeispiel
Ein Schreiner erhält einen Auftrag über 8.000 Euro netto für den Einbau einer Küche. Er vereinbart mit dem Kunden eine Anzahlung von 30 Prozent, also 2.400 Euro netto.
Auf diese 2.400 Euro fallen 19 Prozent Umsatzsteuer an, das sind 456 Euro. Der Kunde zahlt somit 2.856 Euro brutto als Anzahlung. Diesen Betrag weist der Schreiner exakt so in der Anzahlungsrechnung aus – nicht als reine Nettosumme.
Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung richtig verrechnen
Sobald Sie die vollständige Leistung erbracht haben, stellen Sie die Schlussrechnung über den Gesamtbetrag. Ziehen Sie darin den bereits gezahlten Anzahlungsbetrag samt der darauf entfallenen Umsatzsteuer ausdrücklich ab.
Weisen Sie in der Schlussrechnung sowohl den ursprünglichen Gesamtbetrag als auch die geleistete Anzahlung aus. Nennen Sie dabei Datum und Rechnungsnummer der Anzahlungsrechnung. Nur der verbleibende Restbetrag ist dann noch zu zahlen. Diese klare Zuordnung verhindert, dass Sie die Umsatzsteuer versehentlich doppelt abführen.
Im Beispiel des Schreiners bedeutet das: Die Schlussrechnung weist 8.000 Euro netto plus 1.520 Euro Umsatzsteuer aus, insgesamt 9.520 Euro brutto. Davon zieht er die bereits gezahlten 2.856 Euro ab. Der Kunde zahlt somit noch 6.664 Euro.
Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung und Vorkasse im Vergleich
Diese drei Begriffe werden oft durcheinandergeworfen, meinen aber unterschiedliche Dinge. Eine Anzahlungsrechnung fordert einen Teilbetrag vor Beginn der Leistung, meist einmalig als Sicherheit für den Auftragnehmer.
Eine Abschlagsrechnung dagegen stellen Sie mehrfach während eines länger laufenden Projekts, etwa nach jedem abgeschlossenen Bauabschnitt. Vorkasse bezeichnet dagegen die vollständige Vorauszahlung des gesamten Auftragswerts, nicht nur eines Teilbetrags.
Für ein einmaliges Handwerksprojekt reicht in der Regel eine einzelne Anzahlungsrechnung. Bei größeren Bauvorhaben mit mehreren Bauabschnitten sind dagegen mehrere Abschlagsrechnungen üblich, jeweils mit eigener Umsatzsteuerpflicht zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs.
Häufiger Fehler: Umsatzsteuer erst bei der Schlussrechnung ausweisen
Ein verbreiteter Fehler besteht darin, die Umsatzsteuer erst in der Schlussrechnung vollständig anzugeben. Die Anzahlungsrechnung wird dann fälschlich als reine Nettoinformation behandelt. Das ist steuerlich falsch, denn die Umsatzsteuer entsteht bereits mit dem Zufluss der Anzahlung.
Ein Handwerksbetrieb, der 3.000 Euro Anzahlung für einen 10.000-Euro-Auftrag erhält, muss die Umsatzsteuer auf diese 3.000 Euro bereits in dem Voranmeldungszeitraum abführen, in dem das Geld eingeht. Ein Aufschub bis zum Projektabschluss ist nicht zulässig.
Häufig gestellte Fragen
Wie schreibt man eine Rechnung für die Anzahlung?
Nutzen Sie eine reguläre Rechnungsvorlage. Kennzeichnen Sie den Betrag eindeutig als Anzahlung und weisen Sie die Umsatzsteuer bereits auf den Teilbetrag aus. Ergänzen Sie einen Hinweis auf die spätere Schlussrechnung.
Wie schreibe ich eine Anzahlungsrechnung mit allen Pflichtangaben?
Tragen Sie Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobetrag sowie Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. ein. Diese Pflichtangaben unterscheiden sich nicht von einer regulären Rechnung.
Wie hoch darf eine Anzahlungsrechnung sein?
Im freien Geschäftsverkehr gibt es keine feste gesetzliche Obergrenze. Üblich sind 20 bis 50 Prozent des Auftragswerts. Bei Verbraucherbauverträgen begrenzt die MaBV die zulässigen Abschlagszahlungen auf bestimmte Bauphasen.
Muss ich auf eine Anzahlungsrechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Ja, immer. Die Umsatzsteuerpflicht entsteht mit dem Zeitpunkt des Zahlungseingangs, unabhängig davon, wann die eigentliche Leistung fertiggestellt wird.
Was passiert, wenn der Auftrag nach der Anzahlung storniert wird?
Sie müssen eine Stornorechnung beziehungsweise Gutschrift ausstellen. Die bereits abgeführte Umsatzsteuer korrigieren Sie im entsprechenden Voranmeldungszeitraum.
Muss ich die Anzahlung zurückzahlen, wenn ich selbst kündige?
In der Regel ja, abzüglich bereits nachweisbar entstandener Kosten oder eines vertraglich vereinbarten Ausfallhonorars. Ohne klare vertragliche Regelung gilt der volle Rückzahlungsanspruch des Kunden.
Kann ich eine Anzahlungsrechnung auch bei Verbrauchern stellen?
Ja, das ist branchenüblich und rechtlich unproblematisch. Weisen Sie Verbrauchern gegenüber besonders klar aus, welcher Teil der Gesamtsumme mit der Anzahlung bereits beglichen ist.
Zählt eine Anzahlungsrechnung als vollwertige Rechnung im Sinne des Vorsteuerabzugs?
Ja. Ihr Kunde kann die auf die Anzahlung entfallende Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, sobald er die Anzahlungsrechnung erhalten und den Betrag tatsächlich gezahlt hat – genau wie bei einer regulären Rechnung.
Brauche ich für jede Anzahlung eine eigene Buchhaltungssoftware?
Nein. Eine einfache Word- oder Excel-Vorlage reicht für die meisten kleinen und mittleren Betriebe völlig aus, solange alle Pflichtangaben vollständig und korrekt enthalten sind.
