Bevor eine Werkstatt ein Auto repariert oder ein Handwerker eine Wand durchbricht, wollen Kunden meist wissen, was das ungefähr kosten wird. Ohne sich schon fest zu binden. Genau dafür gibt es den Kostenvoranschlag.
Er ist eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Anders als bei einem festen Angebot müssen die genannten Preise nicht exakt eingehalten werden.
Die tatsächlichen Kosten dürfen leicht abweichen, allerdings nicht beliebig. Wird eine wesentliche Überschreitung absehbar, muss der Auftragnehmer den Kunden nach § 650 BGB rechtzeitig informieren. Der Kunde entscheidet dann, ob er den Auftrag trotzdem fortführen möchte.
Was gehört in einen Kostenvoranschlag? Die wichtigsten Angaben
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Kennzeichnung als Kostenvoranschlag | Deutlicher Titel, damit der Kunde den Unterschied zum verbindlichen Angebot sofort erkennt. |
| Datum der Erstellung | Zeigt, wann die Schätzung abgegeben wurde, da sich Materialpreise seither ändern können. |
| Kunden- und Absenderdaten | Vollständige Kontaktdaten beider Parteien für die spätere Zuordnung. |
| Leistungsbeschreibung je Position | Möglichst genaue Beschreibung jeder Arbeit oder jedes Materials im Gesamtpreis. |
| Geschätzte Mengen und Einzelpreise | Voraussichtlicher Aufwand pro Position, klar als Schätzung gekennzeichnet. |
| Geschätzter Gesamtpreis | Summe aller Positionen als ungefährer Richtwert, meist als Nettobetrag. |
| Hinweis auf Unverbindlichkeit | Ausdrücklicher Vermerk, dass es sich um eine Schätzung handelt. |
| Gültigkeitsdauer | Zeitraum, in dem die geschätzten Preise realistisch bleiben. |
Wichtig für Handwerksbetriebe: Ein Kostenvoranschlag ist standardmäßig unentgeltlich, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Wer für die Erstellung Geld verlangen möchte, muss das vorher ausdrücklich mit dem Kunden klären.
So nutzen Sie die Vorlage
Öffnen Sie die Vorlage und ersetzen Sie zunächst Ihre eigenen Firmendaten im Kopfbereich. Danach bleibt dieser Teil für jeden neuen Kostenvoranschlag unverändert.
Tragen Sie die Kundendaten und das aktuelle Datum ein. Beschreiben Sie jede Position konkret: „Austausch Bremsbeläge vorne inkl. Material" liefert mehr Orientierung als nur „Reparatur Bremsen".
Schätzen Sie den Aufwand pro Position realistisch, aber lieber leicht großzügig. Eine spätere deutliche Überschreitung wirkt unprofessionell und kann rechtliche Folgen haben.
Kennzeichnen Sie den Gesamtpreis klar als Schätzung, etwa mit dem Zusatz „ca." oder „voraussichtlich". So entsteht kein Missverständnis über eine Festpreisgarantie.
Zeichnet sich während der Arbeit eine wesentliche Überschreitung ab, sind Sie gesetzlich verpflichtet, den Kunden unverzüglich zu informieren. Als Richtwert gilt in der Praxis oft eine Toleranz von etwa 15 bis 20 Prozent.
Der Kunde entscheidet dann, ob er den Auftrag zu neuen Konditionen fortführt oder kündigt. Bereits erbrachte Teilleistungen müssen trotzdem vergütet werden.
Legen Sie außerdem eine realistische Gültigkeitsdauer fest. Material- und Lohnkosten ändern sich besonders bei längeren Wartezeiten spürbar.
Wird aus dem Kostenvoranschlag später ein Auftrag, halten Sie die final vereinbarten Konditionen noch einmal schriftlich in einer Auftragsbestätigung fest. So entsteht am Ende keine Unklarheit über den tatsächlich geschuldeten Betrag.
Rechtliche Grundlagen im Detail
Die gesetzliche Basis für den Kostenvoranschlag findet sich im Werkvertragsrecht des BGB. Sie regelt, wie Auftragnehmer mit Kostenüberschreitungen umgehen müssen, ohne dem Kunden eine böse Überraschung zu präsentieren.
Wichtig ist die sogenannte Mitteilungspflicht. Erkennt der Auftragnehmer während der Arbeit, dass die tatsächlichen Kosten deutlich höher ausfallen werden, muss er den Kunden unverzüglich informieren.
Unterlässt er das, kann der Kunde die Mehrkosten unter Umständen ablehnen. In diesem Fall bleibt der Auftragnehmer auf den zusätzlichen Ausgaben teilweise sitzen.
Der Kunde hat nach einer solchen Mitteilung ein Kündigungsrecht für den restlichen Auftrag. Bereits ausgeführte Arbeiten muss er trotzdem bezahlen, und zwar zu den ursprünglich vereinbarten Konditionen.
Diese Regelung schützt in erster Linie Verbraucher vor unerwartet hohen Rechnungen nach Abschluss der Arbeiten. Für Handwerksbetriebe bedeutet sie im Umkehrschluss, dass eine realistische erste Schätzung im eigenen Interesse liegt.
Wer regelmäßig deutlich über eigenen Kostenvoranschlägen liegt, sollte die interne Kalkulation überprüfen. Häufige Nachträge schaden dem Vertrauen der Kunden mehr als eine anfangs etwas höhere, aber verlässliche Schätzung.
Halten Sie außerdem fest, welche Annahmen der Schätzung zugrunde liegen. Ändert sich während der Arbeit eine dieser Annahmen, etwa der Zustand einer verdeckten Leitung, lässt sich die Mehrkostenmeldung gegenüber dem Kunden deutlich leichter begründen.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Kostenvoranschlag rechtlich bindend?
Nein, ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung. Die tatsächlichen Kosten dürfen abweichen, solange der Auftragnehmer bei einer wesentlichen Überschreitung rechtzeitig informiert.
Was ist der Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot?
Ein Angebot nennt feste, verbindliche Preise. Ein Kostenvoranschlag stellt dagegen nur eine Schätzung dar, die noch abweichen kann.
Kostet die Erstellung eines Kostenvoranschlags etwas?
In der Regel ist ein Kostenvoranschlag kostenlos, sofern zwischen Kunde und Auftragnehmer nichts anderes vereinbart wurde.
Muss ein Kostenvoranschlag schriftlich sein?
Gesetzlich ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Aus Beweisgründen empfiehlt sich aber immer die schriftliche Form, besonders bei größeren Aufträgen.
Was passiert, wenn die tatsächlichen Kosten den Kostenvoranschlag deutlich übersteigen?
Der Auftragnehmer muss den Kunden bei einer wesentlichen Überschreitung unverzüglich informieren. Der Kunde entscheidet dann, ob er den Auftrag fortführt oder kündigt.
Kann ich als Privatperson selbst einen Kostenvoranschlag erstellen?
Ja, auch Privatpersonen können einen Kostenvoranschlag formulieren. Üblicher ist er aber bei Handwerksbetrieben und Dienstleistern gegenüber Kunden.
Wie viele Kostenvoranschläge sollte ich für einen Auftrag einholen?
Bei größeren Vorhaben empfiehlt es sich, mindestens zwei bis drei Kostenvoranschläge einzuholen. So lassen sich Preis und Leistungsumfang verschiedener Anbieter realistisch miteinander vergleichen, statt sich auf ein einzelnes Angebot zu verlassen.
Darf ein Handwerker für einen Kostenvoranschlag Geld verlangen?
Nur, wenn das vorher ausdrücklich mit dem Kunden vereinbart wurde. Ohne eine solche Vereinbarung gilt der Kostenvoranschlag im Zweifel als kostenlose Serviceleistung im Rahmen der Auftragsanbahnung.
Kann ich einen Kostenvoranschlag nachträglich noch anpassen?
Ja, solange die Arbeiten noch nicht begonnen haben, lässt sich ein Kostenvoranschlag problemlos aktualisieren. Nach Auftragsbeginn gilt für wesentliche Änderungen wieder die gesetzliche Mitteilungspflicht gegenüber dem Kunden.
