Eine Provisionsabrechnung zeigt einem Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter, wie sich seine Provision im Abrechnungszeitraum zusammensetzt. Diese Vorlage liefert alle Pflichtfelder als Excel-, Word- und PDF-Datei – direkt nutzbar für Innendienst, Außendienst oder freie Handelsvertreter.
Was gehört in eine Provisionsabrechnung? Die Pflichtfelder
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Abrechnungszeitraum | Der Monat oder Zeitraum, auf den sich die Provisionsabrechnung muster kostenlos bezieht. |
| Empfänger | Name und Anschrift des Vertriebsmitarbeiters oder Handelsvertreters. |
| Umsatzübersicht | Jeder vermittelte Auftrag einzeln mit Kunde, Auftragswert und Datum. |
| Provisionssatz | Der vereinbarte Prozentsatz je Position, laut Vertrag oder Provisionsvereinbarung. |
| Provisionsbetrag | Der errechnete Betrag je Position sowie die Gesamtsumme. |
| Abzüge | Stornos, Rückbuchungen oder bereits gezahlte Vorschüsse. |
| Umsatzsteuer | Ausweis der USt., sofern der Empfänger nicht Kleinunternehmer ist. |
| Auszahlungsdatum | Der Termin, an dem die Provisionsabrechnung ausgezahlt wird. |
Für eine Provisionsabrechnung muster excel lohnt sich eine Tabelle mit Formeln. So summiert sich jede neue Zeile automatisch, und Fehler beim manuellen Zusammenzählen entfallen.
So erstellen Sie eine Provisionsabrechnung
Tragen Sie zuerst den Abrechnungszeitraum und die Empfängerdaten ein. Listen Sie danach jeden vermittelten Auftrag einzeln auf, mit Kundenname, Auftragswert und dem vereinbarten Provisionssatz.
Berechnen Sie die Provision je Position: Auftragswert mal Provisionssatz geteilt durch 100. Bei einem Auftrag über 5.000 Euro und 8 Prozent Provision ergibt das 400 Euro pro Position.
Ziehen Sie danach Stornos oder bereits gezahlte Vorschüsse ab. Weisen Sie die Umsatzsteuer separat aus, falls der Empfänger regelbesteuert ist. Am Ende steht die Nettosumme, die tatsächlich ausgezahlt wird.
Speichern Sie die fertige Provisionsabrechnung als PDF und verschicken Sie sie zusammen mit der Excel-Vorlage, falls der Empfänger die Berechnung selbst nachvollziehen möchte.
Ein Beispiel aus der Praxis
Eine Handelsvertreterin vermittelt im März drei Aufträge: 3.200 Euro, 5.000 Euro und 1.800 Euro, jeweils mit 10 Prozent Provision vereinbart. Das ergibt 320, 500 und 180 Euro, zusammen 1.000 Euro brutto.
Einer der drei Kunden storniert im April seine Bestellung über 1.800 Euro. Der Arbeitgeber zieht die entsprechenden 180 Euro in der nächsten Provisionsabrechnung wieder ab, gut sichtbar als eigene Zeile unter „Abzüge". So bleibt für beide Seiten nachvollziehbar, wie sich die Auszahlung verändert hat.
Provisionsabrechnung und Steuer: Was Sie beachten müssen
Wie rechnet man Provision aus, wenn Umsatzsteuer im Spiel ist? Provisionen unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, wenn der Empfänger regelbesteuert ist. Er stellt dann selbst eine Rechnung über seine Provision aus oder erhält eine Gutschrift, in der die Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
Eine Provisionsabrechnung ohne Umsatzsteuer ist möglich, wenn der Empfänger die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt. In diesem Fall entfällt der Steuerausweis, ein entsprechender Hinweis auf der Abrechnung ersetzt ihn.
Provisionszahlungen müssen beim Empfänger als Betriebseinnahme versteuert werden, unabhängig davon, ob Umsatzsteuer anfällt. Bei Arbeitnehmern, die Provision als Gehaltsbestandteil erhalten, läuft die Versteuerung automatisch über die Lohnsteuer.
Eine Provisionsabrechnung Pflicht besteht nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, ist bei Handelsvertretern nach § 87c HGB aber der Standard. Der Vertreter kann jederzeit einen Buchauszug verlangen, wenn Zweifel an der Berechnung bestehen.
Innendienst, Außendienst und freie Handelsvertreter: Unterschiede bei der Abrechnung
Nicht jede Provisionsabrechnung sieht gleich aus. Bei Innendienst-Mitarbeitern ist die Provision meist ein fester Zusatz zum Grundgehalt, oft mit einer Obergrenze pro Monat.
Außendienstmitarbeiter erhalten häufig einen niedrigeren Fixanteil, dafür aber eine höhere, ungedeckelte Provision. Ihre Abrechnung listet in der Regel mehr Positionen, weil sie direkt beim Kunden abschließen.
Freie Handelsvertreter arbeiten meist vollständig auf Provisionsbasis, ohne Festgehalt. Ihre Provisionsabrechnung ersetzt die klassische Gehaltsabrechnung komplett und muss deshalb besonders sorgfältig dokumentiert sein, da sie oft die einzige Einkommensgrundlage ist.
Provisionsabrechnung vs. normale Gehaltsabrechnung
Diese beiden Dokumente werden häufig verwechselt. Die Gehaltsabrechnung zeigt das feste Grundgehalt inklusive Abzügen für Steuern und Sozialversicherung.
Die Provisionsabrechnung listet dagegen nur den variablen, leistungsabhängigen Anteil auf – meist als separates Dokument, manchmal auch als Zusatz zur Gehaltsabrechnung. Bei freien Handelsvertretern ersetzt die Provisionsabrechnung die Gehaltsabrechnung komplett, da kein Angestelltenverhältnis vorliegt.
Häufiger Fehler: Storno-Fristen ignorieren
Ein verbreiteter Fehler ist, Provisionen sofort und endgültig auszuzahlen, ohne eine Stornoreserve einzuplanen. Storniert ein Kunde seinen Auftrag Wochen später, fehlt dann oft die rechtliche Grundlage, die bereits ausgezahlte Provision zurückzufordern.
Legen Sie im Provisionsvertrag eine klare Stornofrist fest, etwa drei Monate nach Auftragseingang. Zahlen Sie die Provision erst nach Ablauf dieser Frist vollständig aus, oder behalten Sie einen Puffer von 10 bis 15 Prozent zurück.
Ein zweiter häufiger Fehler: Der Provisionssatz wird mündlich vereinbart und nie schriftlich festgehalten. Kommt es später zum Streit über die Höhe, fehlt der Nachweis. Halten Sie jeden Provisionssatz schriftlich fest, am besten direkt im Arbeits- oder Handelsvertretervertrag.
Ein dritter Fehler betrifft die Nachvollziehbarkeit: Manche Arbeitgeber liefern nur die Gesamtsumme ohne Aufschlüsselung nach Einzelaufträgen. Der Empfänger kann dann nicht prüfen, ob jede Position korrekt berechnet wurde. Listen Sie deshalb immer jeden Auftrag einzeln auf, auch wenn das mehr Zeilen in der Vorlage bedeutet.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Provisionsabrechnung?
Eine Provisionsabrechnung dokumentiert, wie sich die Provision eines Vertriebsmitarbeiters oder Handelsvertreters aus einzelnen vermittelten Aufträgen zusammensetzt. Sie zeigt Umsatz, Provisionssatz, Abzüge und den Auszahlungsbetrag.
Wie rechnet man Provision aus?
Multiplizieren Sie den Auftragswert mit dem vereinbarten Provisionssatz und teilen Sie durch 100. Bei mehreren Aufträgen addieren Sie die Einzelbeträge zur Gesamtprovision.
Ist eine Provisionsabrechnung ohne Umsatzsteuer möglich?
Ja, wenn der Empfänger Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist. Dann entfällt der Steuerausweis, ein Hinweis auf die Steuerbefreiung reicht auf der Abrechnung aus.
Wie müssen Provisionszahlungen versteuert werden?
Als Betriebseinnahme beim Empfänger, unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht. Bei Arbeitnehmern erfolgt die Versteuerung automatisch über die Lohnsteuer im Gehalt.
Besteht für Handelsvertreter eine Pflicht zur Provisionsabrechnung?
Gesetzlich ist es keine allgemeine Pflicht, aber nach § 87c HGB Standard für Handelsvertreter. Der Vertreter kann jederzeit einen Buchauszug zur Kontrolle verlangen.
Reicht eine einfache Excel-Vorlage für die Provisionsabrechnung?
Ja, eine Excel-Vorlage mit Formeln reicht für die meisten Fälle völlig aus. Wichtig ist, dass jede Position einzeln nachvollziehbar bleibt.
