Ein Bewirtungsbeleg dokumentiert geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Nur mit einem korrekt ausgefüllten Beleg lassen sich Restaurant- oder Bewirtungsrechnungen steuerlich absetzen.
Fehlt eine Pflichtangabe, streicht das Finanzamt den Aufwand oft komplett – das gilt besonders bei Rechnungen über 250 Euro. Dieses Muster für den Bewirtungsbeleg enthält alle geforderten Felder und lässt sich in wenigen Minuten direkt am Tisch oder im Büro ausfüllen.
Was gehört auf einen Bewirtungsbeleg? Die wichtigsten Angaben
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Datum der Bewirtung | Der genaue Tag, an dem die geschäftliche Bewirtung stattgefunden hat. |
| Ort der Bewirtung | Name und vollständige Adresse des Restaurants oder Lokals. |
| Bewirtende Person | Name des Gastgebers, der die Kosten geschäftlich veranlasst hat. |
| Bewirtete Personen | Vollständige Namen aller Teilnehmer, auch der eigenen Mitarbeiter. |
| Anlass der Bewirtung | Ein konkreter geschäftlicher Grund, etwa eine Projektbesprechung oder Vertragsverhandlung. |
| Rechnungsbetrag | Der genaue Betrag laut Originalrechnung, inklusive Trinkgeld, falls separat quittiert. |
| Originalrechnung | Die maschinell erstellte Rechnung des Lokals, beigefügt als Anlage zum Beleg. |
| Unterschrift | Eigenhändige Unterschrift des Gastgebers zur Bestätigung der Angaben. |
Eine pauschale Angabe wie „Geschäftsessen“ reicht als Anlass nicht aus. Das Finanzamt verlangt einen nachvollziehbaren, konkreten Grund, etwa „Abstimmung Vertragskonditionen mit Kunde Müller GmbH“. Je genauer die Angabe, desto geringer das Risiko einer Kürzung bei einer späteren Betriebsprüfung.
Die 250-Euro-Grenze: Formfrei oder Pflichtangaben
Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro reicht ein vereinfachter Beleg mit reduzierten Pflichtangaben. Ab 250 Euro verlangt das Finanzamt zusätzlich eine maschinell erstellte, elektronische Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und dem Namen des bewirtenden Unternehmens.
Handschriftliche Quittungen von der Bedienung reichen ab dieser Grenze nicht mehr aus. Achten Sie darauf, dass das Restaurant die Rechnung auf den korrekten Firmennamen ausstellt und nicht nur auf eine Privatperson.
Diese Unterscheidung ist einer der häufigsten Fehler bei der Bewirtungsabrechnung. Prüfen Sie deshalb bei größeren Rechnungen sofort vor Ort, ob alle Pflichtangaben auf der Originalrechnung stehen, bevor Sie das Lokal verlassen.
Bewirtung von Geschäftspartnern und eigenen Mitarbeitern
Bewirtungen lassen sich in zwei Arten unterteilen, die steuerlich unterschiedlich behandelt werden. Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden sind 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe absetzbar. Die Bewirtung eigener Mitarbeiter, etwa bei einer Teamsitzung, gilt dagegen oft als vollständig abzugsfähige Betriebsausgabe.
Vermischen Sie beide Anlässe nicht auf einem einzigen Beleg. Findet ein Termin sowohl mit Kunden als auch nur mit eigenen Mitarbeitern statt, empfiehlt sich eine klare Trennung der beiden Bewirtungsarten auf getrennten Belegen. Das erleichtert der Buchhaltung die korrekte Zuordnung erheblich.
Bei gemischten Anlässen, etwa einem Kundentermin mit anschließendem internem Nachgespräch, sollte der Beleg genau beschreiben, welcher Teil der Rechnung auf welchen Zweck entfällt. Eine grobe Schätzung reicht dem Finanzamt hier nicht aus.
So nutzen Sie die Vorlage
Füllen Sie den Beleg idealerweise noch am Tisch aus, solange alle Details präsent sind. Tragen Sie Datum, Ort und den vollständigen Namen des Lokals korrekt ein. Notieren Sie anschließend alle Teilnehmer mit vollem Namen, nicht nur die eigene Firma.
Formulieren Sie den Anlass konkret und geschäftsbezogen. Vermeiden Sie allgemeine Begriffe und nennen Sie stattdessen das Projekt, den Kunden oder den Verhandlungsgegenstand. Heften Sie die Originalrechnung des Lokals direkt an den ausgefüllten Beleg.
Unterschreiben Sie den Beleg eigenhändig, bevor Sie ihn zur Buchhaltung weitergeben. Denken Sie daran, dass nur 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich als Betriebsausgabe absetzbar sind.
Die Vorsteuer aus der Rechnung lässt sich dagegen in der Regel vollständig geltend machen. Dieser Unterschied wird in der Buchhaltung häufig separat verbucht.
Reichen Sie den Beleg zeitnah ein, am besten innerhalb weniger Tage nach der Bewirtung. Je länger Sie warten, desto größer das Risiko, dass Details wie der genaue Anlass in Vergessenheit geraten.
Aufbewahrungsfrist und digitale Ablage
Bewirtungsbelege gehören zu den steuerlich relevanten Unterlagen und müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für die Originalrechnung als auch für den ausgefüllten Beleg selbst. Bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf, damit sie bei einer späteren Prüfung sofort zuordenbar sind.
Eine digitale Ablage ist grundsätzlich zulässig, sofern die Belege revisionssicher gespeichert werden. Scannen Sie die Originalrechnung zeitnah ein und verknüpfen Sie den Scan mit dem digital erfassten Bewirtungsbeleg. Viele Buchhaltungsprogramme bieten dafür eine direkte Foto-Erfassungsfunktion per Smartphone.
Werfen Sie das Papieroriginal nach dem Scannen nicht sofort weg. Bei einer Betriebsprüfung verlangen manche Finanzämter noch immer die Vorlage der physischen Originalrechnung, auch wenn die digitale Speicherung inzwischen als Regelfall gilt.
Häufig gestellte Fragen
Wie schreibe ich einen Bewirtungsbeleg richtig?
Tragen Sie Datum, Ort, Anlass, bewirtende und bewirtete Personen sowie den Rechnungsbetrag vollständig ein. Heften Sie zusätzlich die Originalrechnung des Lokals an und unterschreiben Sie den Beleg eigenhändig.
Wie muss ein Bewirtungsbeleg über 250 Euro aussehen?
Ab 250 Euro ist eine maschinell erstellte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und dem Namen des bewirtenden Unternehmens Pflicht. Eine handschriftliche Quittung reicht ab dieser Grenze nicht mehr aus.
Was ist der Unterschied zwischen Bewirtungsbeleg und Rechnung?
Die Rechnung des Lokals weist nur den gezahlten Betrag aus. Der Bewirtungsbeleg ergänzt diese um den geschäftlichen Anlass und alle Teilnehmer, was für den steuerlichen Abzug zwingend erforderlich ist.
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann ich absetzen?
Als Betriebsausgabe absetzbar sind 70 Prozent der nachgewiesenen Bewirtungskosten. Die in der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer lässt sich dagegen meist zu 100 Prozent geltend machen.
Reicht ein Kassenbon ohne Angaben zu den Teilnehmern?
Nein, ein einfacher Kassenbon allein reicht nicht aus. Er muss durch den ausgefüllten Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmerliste ergänzt werden.
Muss der Anlass sehr detailliert beschrieben werden?
Ja, ein pauschaler Hinweis wie „Geschäftsessen“ genügt dem Finanzamt nicht. Nennen Sie stattdessen konkret Projekt, Kunde oder Verhandlungsgegenstand, um Rückfragen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.
Wie lange muss ich einen Bewirtungsbeleg aufbewahren?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre, sowohl für die Originalrechnung als auch für den ausgefüllten Beleg. Eine revisionssichere digitale Ablage ist zulässig, ersetzt das Papieroriginal aber nicht immer vollständig.
