Eine Dauerrechnung gilt für wiederkehrende Leistungen über einen festgelegten Zeitraum, ohne dass Sie jeden Monat neu abrechnen müssen. Dieses Dauerrechnung Muster enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG als Word- und PDF-Datei – sofort einsetzbar für Miete, Wartung oder laufende Dienstleistungen.
Was gehört in eine Dauerrechnung? Die Pflichtfelder
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Kennzeichnung als Dauerrechnung | Deutlicher Hinweis im Dokument, dass es sich um eine wiederkehrende Rechnung handelt. |
| Rechnungsnummer | Eine eindeutige, fortlaufende Nummer wie bei jeder anderen Rechnung. |
| Gültigkeitszeitraum | Start- und Enddatum, für das die Dauerrechnung gilt. |
| Leistungsbeschreibung | Genaue Angabe der wiederkehrenden Leistung, etwa Miete oder Wartungsvertrag. |
| Zahlungsintervall | Monatlich, vierteljährlich oder jährlich, klar benannt. |
| Betrag je Zahlungstermin | Netto- und Bruttobetrag pro Abrechnungsperiode, inklusive Steuersatz. |
| USt-IdNr. beider Parteien | Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, bei B2B auch des Empfängers. |
| Bankverbindung | IBAN und BIC für die wiederkehrende Überweisung. |
Für eine dauerrechnung muster kostenlos reicht eine einmalig ausgestellte Vorlage, die Sie bei Bedarf mit dem aktuellen Datum aktualisieren.
So erstellen Sie eine Dauerrechnung
Legen Sie zuerst den Gültigkeitszeitraum fest, etwa vom 1. Januar bis 31. Dezember. Tragen Sie danach die Leistung so konkret wie möglich ein, zum Beispiel „monatliche Wartung der Heizungsanlage".
Geben Sie das Zahlungsintervall an und berechnen Sie den Betrag je Termin. Weisen Sie Netto- und Bruttobetrag getrennt aus, inklusive des geltenden Umsatzsteuersatzes.
Kennzeichnen Sie das Dokument deutlich als Dauerrechnung, damit Ihr Kunde und das Finanzamt den wiederkehrenden Charakter sofort erkennen. Ein Satz wie „Diese Rechnung gilt für alle Zahlungen im genannten Zeitraum" reicht dafür aus.
Verschicken Sie die Dauerrechnung einmalig zu Beginn des Zeitraums. Eine erneute Rechnungsstellung für jede einzelne Zahlung ist nicht nötig, solange sich Betrag und Leistung nicht ändern.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Hausmeisterservice betreut eine Wohnanlage mit monatlicher Rasenpflege und Treppenhausreinigung. Statt jeden Monat neu zu fakturieren, stellt er im Januar eine Dauerrechnung über 350 Euro netto monatlich, gültig bis Dezember.
Im Juli ändert sich der Leistungsumfang, weil zusätzlich der Winterdienst hinzukommt. Der Hausmeisterservice muss die bestehende Dauerrechnung stornieren und für den restlichen Zeitraum eine neue mit angepasstem Betrag ausstellen. Eine Dauerrechnung deckt immer nur unveränderte Leistungen ab.
Rechtlicher Hintergrund: Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG
Für Dauerrechnungen gelten grundsätzlich dieselben Pflichtangaben wie für jede andere Rechnung nach § 14 UStG. Es gibt keine gesonderten gesetzlichen Erleichterungen, nur die Besonderheit, dass ein Dokument mehrere Zahlungstermine gleichzeitig abdeckt.
Ändert sich während der Laufzeit die Umsatzsteuer, etwa durch eine Gesetzesänderung, verliert die bestehende Dauerrechnung ihre Gültigkeit. Das gilt für alle betroffenen Zeiträume. Sie müssen dann eine korrigierte Fassung nachreichen.
Eine Dauerrechnung als E-Rechnung ist grundsätzlich möglich. Sie wird ab 2025 für B2B-Umsätze in Deutschland zunehmend verpflichtend. Prüfen Sie vorab, ob Ihr Rechnungsprogramm das strukturierte E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.
Was tun, wenn sich die Umsatzsteuer während der Laufzeit ändert?
Gesetzliche Änderungen am Umsatzsteuersatz kommen selten vor, aber sie betreffen laufende Dauerrechnungen direkt. Prüfen Sie bei jeder Gesetzesänderung, ob Ihre bestehenden Dauerrechnungen noch den korrekten Steuersatz ausweisen.
Stellen Sie für den Zeitraum ab der Änderung eine korrigierte Dauerrechnung aus. Die alte Fassung bleibt nur für den Zeitraum bis zur Änderung gültig. Dokumentieren Sie den Wechseltermin klar, damit die Buchhaltung beider Seiten den Übergang nachvollziehen kann.
Dauerrechnung vs. einzelne Rechnung: Der Unterschied
Eine einzelne Rechnung bezieht sich immer auf eine konkrete, einmalige Lieferung oder Leistung. Sie wird nach jeder Leistungserbringung neu ausgestellt.
Die Dauerrechnung fasst dagegen wiederkehrende Zahlungen mit gleichbleibendem Betrag in einem Dokument zusammen. Das spart Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten, funktioniert aber nur, solange sich Leistung und Preis nicht ändern.
Bei Mietverhältnissen ist die Dauerrechnung besonders verbreitet: Der Mietvertrag selbst dient oft schon als Buchungsbeleg, eine zusätzliche Dauerrechnung Miete Muster schafft aber zusätzliche Klarheit für die Buchhaltung beider Seiten.
Häufiger Fehler: Änderungen nicht dokumentieren
Ein verbreiteter Fehler ist, eine bestehende Dauerrechnung einfach weiterlaufen zu lassen, obwohl sich der Preis oder die Leistung geändert hat. Erhöht sich zum Beispiel die Miete zum 1. Juli, bleibt die alte Dauerrechnung für die restlichen Monate ungültig, wenn sie nicht angepasst wird.
Stornieren Sie die alte Dauerrechnung schriftlich und stellen Sie für den geänderten Zeitraum eine neue aus. Notieren Sie das Datum der Änderung klar im Dokument, damit die Buchhaltung beider Seiten nachvollziehen kann, ab wann der neue Betrag gilt.
Ein zweiter Fehler ist, die Dauerrechnung ohne konkretes Enddatum auszustellen. Ohne Gültigkeitszeitraum ist unklar, wie lange das Dokument als Buchungsbeleg gilt. Setzen Sie immer ein festes Enddatum, auch wenn Sie es später verlängern.
Ein dritter Fehler betrifft die Aufbewahrung: Manche Betriebe archivieren nur die ursprüngliche Dauerrechnung, nicht aber spätere Korrekturen oder Stornierungen. Bei einer Betriebsprüfung fehlt dann der lückenlose Nachweis. Bewahren Sie jede Version – Original, Korrektur und Stornierung – vollständig und in der richtigen Reihenfolge auf.
Häufig gestellte Fragen
Wie stellt man eine Dauerrechnung aus?
Legen Sie Gültigkeitszeitraum, Leistung, Zahlungsintervall und Betrag fest. Kennzeichnen Sie das Dokument deutlich als Dauerrechnung und verschicken Sie es einmalig zu Beginn des Zeitraums.
Was ist eine Dauerrechnung?
Eine Dauerrechnung deckt wiederkehrende Leistungen mit gleichbleibendem Betrag über einen festgelegten Zeitraum ab, ohne dass jede einzelne Zahlung neu fakturiert werden muss.
Welche Bestandteile muss eine Dauerrechnung enthalten?
Dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 UStG, zusätzlich den Gültigkeitszeitraum und das Zahlungsintervall. Eine klare Kennzeichnung als Dauerrechnung ist ebenfalls nötig.
Kann ich eine Dauerrechnung als E-Rechnung erstellen?
Ja, das ist möglich und wird für B2B-Umsätze zunehmend verpflichtend. Prüfen Sie, ob Ihre Software strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.
Muss ich eine Dauerrechnung jeden Monat neu verschicken?
Nein, solange sich Leistung und Betrag nicht ändern, gilt die einmal ausgestellte Dauerrechnung für den gesamten festgelegten Zeitraum weiter.
Was passiert bei einer Dauerrechnung, wenn sich der Preis ändert?
Die bestehende Rechnung wird für die betroffenen Zeiträume ungültig. Sie müssen sie stornieren und eine neue Dauerrechnung mit dem angepassten Betrag ausstellen.
