Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht. Auch Selbstständige profitieren davon und müssen keine Steuer ans Finanzamt abführen. Seit der Reform gelten 2026 neue, höhere Umsatzgrenzen.
Maßgeblich sind 25.000 Euro Nettoumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Diese Checkliste zeigt Schritt für Schritt, ob Sie die Regelung nutzen können und was auf Ihren Rechnungen stehen muss.
Die Umsatzgrenzen 2026 im Überblick
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Zahlen zusammen.
| Kriterium | Grenzwert 2026 | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz | maximal 25.000 Euro netto | Ihr tatsächlicher Umsatz aus 2025 darf diesen Wert nicht überschreiten. |
| Umsatz im laufenden Jahr | maximal 100.000 Euro netto | Diese Grenze gilt als Prognose zu Jahresbeginn und wird laufend überprüft. |
| Beide Grenzen gleichzeitig | müssen erfüllt sein | Reicht nur eine der beiden Bedingungen, entfällt die Kleinunternehmerregelung. |
| Neugründung | anteilige Vorjahresgrenze | Wer im Jahr gründet, rechnet die 25.000-Euro-Grenze auf die verbleibenden Monate hoch. |
| EU-weiter Umsatz (neu) | maximal 100.000 Euro EU-weit | Seit der EU-Reform gilt eine zusätzliche Grenze für grenzüberschreitende Umsätze. |
Überschreiten Sie die laufende Grenze von 100.000 Euro während des Jahres, endet die Kleinunternehmerregelung sofort ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Es gibt anders als früher keine Schonfrist bis zum Jahresende mehr.
Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, müssen dies aber ausdrücklich kennzeichnen. Üblich ist der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Satz wirkt die Rechnung unvollständig und kann bei einer Prüfung Rückfragen auslösen.
Sie dürfen im Gegenzug keine Vorsteuer aus eigenen Einkäufen geltend machen. Das gilt auch für größere Anschaffungen wie Laptops oder Werkzeug, deren Umsatzsteueranteil Sie dann selbst tragen. In der Praxis lohnt sich deshalb eine kurze Kalkulation, ob die Regelbesteuerung bei hohen Investitionen nicht günstiger wäre.
Die Checkliste enthält zusätzlich eine Übersicht der weiteren Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsbeschreibung, damit keine Rechnung unvollständig das Haus verlässt.
Vor- und Nachteile im Alltag
Der größte Vorteil liegt im geringeren Verwaltungsaufwand. Ohne Umsatzsteuer-Voranmeldung sparen Sie Zeit bei der monatlichen oder vierteljährlichen Buchhaltung. Auch die Rechnungsstellung wird einfacher, da kein Steuersatz berechnet und ausgewiesen werden muss.
Der Nachteil zeigt sich vor allem gegenüber Geschäftskunden. Ein Kleinunternehmer wirkt auf manche B2B-Kunden weniger etabliert, da die fehlende Umsatzsteuer-ID gelegentlich Rückfragen auslöst. Zudem können Sie keine Vorsteuer aus eigenen Betriebsausgaben zurückholen, was bei größeren Investitionen ins Gewicht fällt.
Für die meisten Freiberufler und Kleingewerbetreibenden mit überwiegend privaten Endkunden überwiegen die Vorteile deutlich. Wer dagegen viele umsatzsteuerpflichtige Geschäftskunden beliefert, sollte die Regelbesteuerung zumindest einmal durchrechnen, bevor er sich für die Kleinunternehmerregelung entscheidet.
Wechsel zur oder von der Kleinunternehmerregelung
Ein Wechsel in die Kleinunternehmerregelung ist möglich, sobald Ihr Umsatz dauerhaft unter den Grenzwerten liegt. Melden Sie dies formlos beim Finanzamt, meist reicht ein kurzes Schreiben oder ein Vermerk in der nächsten Steuererklärung. Achten Sie darauf, dass eine bereits ausgestellte Umsatzsteuer-Voranmeldung für das laufende Jahr die Umstellung erschweren kann.
Der umgekehrte Wechsel, also der freiwillige Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung, bindet Sie für fünf Kalenderjahre an die Regelbesteuerung. Diese Entscheidung sollten Sie nicht leichtfertig treffen, da sich die Bindungsfrist nicht vorzeitig aufheben lässt. Prüfen Sie deshalb vorher genau, ob der Vorsteuerabzug Ihre Mehrbelastung durch die Umsatzsteuer tatsächlich übersteigt.
Wird die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung unerwartet überschritten, etwa durch einen einmaligen Großauftrag, sollten Sie das umgehend Ihrem Steuerberater melden. Eine rückwirkende Korrektur bereits ausgestellter Rechnungen ist zwar möglich, aber mit deutlichem Mehraufwand verbunden.
So nutzen Sie die Checkliste
Tragen Sie zuerst Ihren geschätzten oder tatsächlichen Umsatz für das Vorjahr und das laufende Jahr ein. Vergleichen Sie beide Werte mit den beiden Schwellenwerten aus der Tabelle. Nur wenn beide Bedingungen erfüllt sind, dürfen Sie die Regelung weiterhin nutzen.
Prüfen Sie als Nächstes, ob Sie planen, größere Investitionen zu tätigen. Bei hohen Ausgaben mit ausweisbarer Vorsteuer kann ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sinnvoll sein. Dieser Verzicht bindet Sie allerdings für fünf Jahre an die Regelbesteuerung.
Kontrollieren Sie Ihren Umsatz nicht nur einmal jährlich, sondern laufend während des Jahres. Wer die 100.000-Euro-Grenze überschreitet, muss ab diesem Zeitpunkt sofort Umsatzsteuer ausweisen, auch rückwirkend für den überschreitenden Umsatz.
Nutzen Sie die letzte Seite der Checkliste als Vorlage für den Pflichthinweis auf Ihren Rechnungen. So stellen Sie sicher, dass jede ausgestellte Rechnung den korrekten Wortlaut enthält und bei einer Betriebsprüfung nicht beanstandet wird.
Häufig gestellte Fragen
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
Maßgeblich sind 25.000 Euro im Vorjahr. Zusätzlich gilt höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr, wobei beide Grenzen gleichzeitig eingehalten werden müssen.
Was passiert, wenn ich die 100.000-Euro-Grenze im Jahr überschreite?
Die Kleinunternehmerregelung endet dann unmittelbar mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und abführen.
Muss ich die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragen?
Bei einer Neugründung geben Sie das im steuerlichen Erfassungsbogen an. Bestehende Kleinunternehmer wenden die Regelung automatisch weiter an, solange die Umsatzgrenzen eingehalten werden.
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja, das ist jederzeit möglich und kann sich bei hohen Investitionen mit Vorsteuerabzug lohnen. Der Verzicht bindet Sie dann für mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für Umsätze in anderen EU-Ländern?
Seit der jüngsten Reform ja, sofern der gesonderte EU-weite Gesamtumsatz ebenfalls unter 100.000 Euro bleibt. Für die genauen Meldepflichten empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem Steuerberater.
Was muss auf meiner Rechnung als Kleinunternehmer stehen?
Neben den üblichen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer und Steuernummer gehört ein ausdrücklicher Hinweis auf § 19 UStG dazu. Ein Umsatzsteuerbetrag darf dagegen nicht ausgewiesen werden.
