Ein Lieferschein begleitet eine Warensendung vom Absender zum Empfänger und dokumentiert, welche Artikel in welcher Menge tatsächlich versendet wurden. Anders als eine Rechnung enthält er in der Regel keine Preisangaben, sondern konzentriert sich auf die reine Warenbewegung – er dient sowohl dem Empfänger als Kontrollgrundlage beim Wareneingang als auch dem Absender als Nachweis über den Lieferumfang. Gerade bei regelmäßigen Warenlieferungen oder größeren Sendungen mit mehreren Positionen ist ein sauber strukturierter Lieferschein wichtig, um Differenzen zwischen bestellter und gelieferter Menge schnell erkennen zu können. Eine fertige Lieferschein Vorlage spart hier Zeit, da alle relevanten Felder – von der Lieferscheinnummer bis zur Empfangsbestätigung – bereits vorbereitet sind und nur noch mit den sendungsspezifischen Daten gefüllt werden müssen. Das ist sowohl für kleine Handwerksbetriebe als auch für Unternehmen mit regelmäßigem Warenversand praktisch, da ein einheitliches Format die interne Lagerverwaltung und den externen Wareneingang beim Kunden gleichermaßen erleichtert.
Was gehört in einen Lieferschein? Die wichtigsten Angaben
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Lieferscheinnummer | Eindeutige, fortlaufende Nummer zur Zuordnung der Sendung und für spätere Rückfragen oder Reklamationen. |
| Datum der Lieferung | Zeigt, wann die Ware versendet bzw. übergeben wurde. |
| Absenderdaten | Name, Anschrift und Kontaktdaten des liefernden Unternehmens. |
| Empfängerdaten | Name und Lieferadresse des Empfängers – diese kann von der Rechnungsadresse abweichen. |
| Referenz zur Bestellung | Bestell- oder Auftragsnummer, damit die Lieferung eindeutig dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet werden kann. |
| Artikelbezeichnung und Artikelnummer | Klare Bezeichnung jeder gelieferten Position, idealerweise mit interner oder branchenüblicher Artikelnummer. |
| Menge je Position | Anzahl der gelieferten Einheiten pro Artikel, in der passenden Maßeinheit (Stück, kg, Meter etc.). |
| Verpackungsangaben | Anzahl der Packstücke, Gewicht oder Verpackungsart, sofern für die Sendung relevant. |
| Lieferbedingungen | Hinweise zu Versandart, Spedition oder Abholung, sofern abweichend vom Standard. |
| Unterschriftsfeld / Empfangsbestätigung | Platz für die Unterschrift des Empfängers zur Bestätigung des Wareneingangs. |
Bei Sendungen mit mehreren Packstücken kann es zusätzlich sinnvoll sein, jedes Paket einzeln zu nummerieren und auf dem Lieferschein aufzuführen, welcher Artikel sich in welchem Packstück befindet. Das erleichtert dem Empfänger den Wareneingang erheblich, insbesondere wenn eine Sendung nicht auf einmal, sondern über mehrere Paletten oder Pakete verteilt ankommt. Bei internationalem Versand ergänzen viele Unternehmen den Lieferschein zusätzlich um Angaben zum Ursprungsland der Ware oder eine kurze Zollbeschreibung, sofern dies für die jeweilige Sendung relevant ist.
So nutzen Sie die Vorlage
Tragen Sie zunächst Ihre Firmendaten im Absenderfeld ein – dieser Schritt ist einmalig. Für jede neue Sendung vergeben Sie anschließend eine fortlaufende Lieferscheinnummer und übernehmen die Referenz zur zugehörigen Bestellung, damit sich die Lieferung im Zweifel eindeutig zuordnen lässt. Listen Sie jede gelieferte Position einzeln mit Artikelbezeichnung und exakter Menge auf – das ist besonders wichtig, wenn nicht die komplette Bestellung auf einmal versendet wird, sondern eine Teillieferung erfolgt. In diesem Fall sollte der Lieferschein deutlich als „Teillieferung“ gekennzeichnet werden und die noch offene Restmenge nachvollziehbar bleiben. Ein häufiger Fehler ist das Verwechseln von Rechnungs- und Lieferadresse: Da beide voneinander abweichen können, sollten Sie vor dem Versand prüfen, welche Adresse für die tatsächliche Zustellung gilt. Legen Sie der Sendung den ausgedruckten Lieferschein bei oder befestigen Sie ihn außen an der Verpackung, je nachdem, was branchenüblich ist. Lassen Sie sich den Wareneingang nach Möglichkeit durch eine Unterschrift des Empfängers bestätigen – das schafft im Streitfall Klarheit darüber, dass und wann die Ware angekommen ist. Bewahren Sie eine Kopie des Lieferscheins für Ihre eigene Lagerbuchhaltung auf, insbesondere wenn Sie Lieferscheine später bei der Rechnungsstellung als Referenz benötigen. Ergänzend empfiehlt es sich, die Nummerierung der Lieferscheine chronologisch mit der internen Auftragsverwaltung abzugleichen, damit sich im Nachhinein jederzeit rekonstruieren lässt, welche Lieferung zu welchem Auftrag und welcher späteren Rechnung gehört. Gerade bei Betrieben mit hohem Sendungsaufkommen zahlt sich diese Sorgfalt spätestens bei einer Reklamation oder einer steuerlichen Prüfung aus.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Ein Lieferschein ist in den meisten Fällen keine gesetzliche Pflicht, hat sich im Geschäftsverkehr aber als praktischer Standard etabliert, um Warenlieferungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Bei bestimmten Warenarten oder im B2B-Großhandel wird er teils vertraglich vorausgesetzt.
Muss ein Lieferschein Preise enthalten?
In der Regel nein – ein Lieferschein dokumentiert die gelieferte Menge, nicht den Warenwert. Preisangaben folgen üblicherweise auf der separaten Rechnung, die sich auf denselben Lieferschein beziehen kann.
Was mache ich bei einer Teillieferung?
Kennzeichnen Sie den Lieferschein deutlich als Teillieferung und weisen Sie sowohl die gelieferte als auch die noch offene Menge aus. So bleibt für beide Seiten nachvollziehbar, welche Restmenge noch aussteht.
Wer unterschreibt den Lieferschein?
Üblicherweise bestätigt der Empfänger bzw. eine von ihm beauftragte Person den Wareneingang durch Unterschrift auf dem Lieferschein. Diese Bestätigung dient beiden Seiten als Nachweis über Zeitpunkt und Vollständigkeit der Lieferung.
Kann ich den Lieferschein digital versenden?
Ja, viele Unternehmen versenden Lieferscheine heute als PDF per E-Mail, insbesondere wenn die Ware ohnehin per Spedition mit eigenem Frachtbrief transportiert wird. Bei physischen Sendungen liegt häufig zusätzlich eine gedruckte Version bei.
Wie lange sollte ich Lieferscheine aufbewahren?
Für die eigene Nachverfolgung empfiehlt sich eine Aufbewahrung über mehrere Jahre, insbesondere wenn Lieferscheine als Nachweis für spätere Rechnungen oder bei Reklamationen dienen. Genaue Aufbewahrungsfristen sollten Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung klären.
