Auch wer kein Gewerbe angemeldet hat, verkauft gelegentlich etwas: ein gebrauchtes Möbelstück, ein Fahrrad, ein Instrument oder eine einmalige private Leistung. In solchen Fällen reicht keine gewerbliche Rechnung, denn es fehlen Steuernummer und Umsatzsteuer-Hinweis – gebraucht wird stattdessen eine Privatrechnung. Sie dokumentiert einen einmaligen Verkauf zwischen Privatpersonen sauber und nachvollziehbar, ganz ohne die Formalitäten einer gewerblichen Rechnung. Diese Vorlage ist genau für diesen Zweck aufgebaut: Sie tragen Verkäufer, Käufer, Artikel und Preis ein, und erhalten ein Dokument, das als Kaufnachweis und Zahlungsbeleg für beide Seiten dient – praktisch bei Reklamationen, für die eigene Übersicht oder einfach als Nachweis, dass der Verkauf tatsächlich stattgefunden hat.
Was gehört in eine Privatrechnung? Die wichtigsten Angaben
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Name und Anschrift des Verkäufers | Vollständige Angaben der privaten Person, die den Gegenstand verkauft. |
| Name und Anschrift des Käufers | Vollständige Angaben der kaufenden Person. |
| Datum | Datum des Verkaufs bzw. der Rechnungsstellung. |
| Artikelbeschreibung | Genaue Beschreibung des verkauften Gegenstands, inklusive relevanter Merkmale wie Modell oder Zustand. |
| Kaufpreis | Der vereinbarte Verkaufspreis, in Zahlen und optional zusätzlich in Worten. |
| Hinweis „Privatverkauf“ | Vermerk, dass es sich um einen privaten Verkauf ohne gewerbliche Tätigkeit handelt. |
| Gewährleistungsausschluss (optional) | Hinweis, dass unter Privatpersonen häufig ein Ausschluss der Gewährleistung vereinbart wird. |
| Unterschrift beider Parteien | Bestätigt Verkauf und Erhalt der Ware bzw. des Kaufpreises. |
So nutzen Sie die Vorlage
Füllen Sie die Vorlage direkt am Bildschirm in Word aus, oder drucken Sie das PDF aus und tragen Sie die Angaben handschriftlich ein – beides ist gültig. Tragen Sie zuerst Ihre eigenen Daten als Verkäufer sowie die des Käufers ein, danach das Datum und eine möglichst genaue Beschreibung des verkauften Gegenstands. Je genauer die Beschreibung, desto besser lässt sich der Kauf später zuordnen, etwa bei einem technischen Gerät mit Seriennummer oder bei einem Fahrzeugteil mit Modellbezeichnung.
Ergänzen Sie den Hinweis, dass es sich um einen privaten Verkauf handelt – das macht deutlich, dass keine gewerbliche Gewährleistung greift, und schützt Sie als Verkäufer vor überzogenen Erwartungen. Wer möchte, kann zusätzlich einen ausdrücklichen Gewährleistungsausschluss aufnehmen, wie er beim Verkauf gebrauchter Gegenstände zwischen Privatpersonen üblich ist. Lassen Sie sich den Erhalt des Kaufpreises vom Käufer bestätigen und den Erhalt der Ware vom Verkäufer – am einfachsten durch beidseitige Unterschrift auf demselben Dokument. Bewahren Sie eine Kopie auf, falls später Fragen zum Kauf auftauchen.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich als Privatperson überhaupt eine Rechnung schreiben?
Ja, auch Privatpersonen können für einmalige Verkäufe ein Dokument ausstellen, das den Kauf dokumentiert – meist als Privatrechnung oder Kaufbeleg bezeichnet. Sie enthält keine Steuernummer und keinen Umsatzsteuer-Hinweis, da keine gewerbliche Tätigkeit vorliegt.
Wie unterscheidet sich eine Privatrechnung von einer gewerblichen Rechnung?
Eine gewerbliche Rechnung enthält zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr. sowie gegebenenfalls einen ausgewiesenen Steuerbetrag, während eine Privatrechnung lediglich die grundlegenden Angaben zu Verkäufer, Käufer, Artikel und Preis enthält. Eine Privatrechnung wird nur für gelegentliche, nicht gewerbliche Verkäufe verwendet.
Muss ich beim privaten Verkauf eine Gewährleistung geben?
Zwischen Privatpersonen kann die Gewährleistung im Kaufvertrag beziehungsweise auf der Privatrechnung ausdrücklich ausgeschlossen werden, was beim Verkauf gebrauchter Gegenstände häufig praktiziert wird. Ohne einen solchen Ausschluss gelten die allgemeinen Regeln für den privaten Kaufvertrag.
Ab wann brauche ich statt einer Privatrechnung eine gewerbliche Rechnung?
Sobald Verkäufe regelmäßig und mit Gewinnerzielungsabsicht erfolgen, kann eine gewerbliche Tätigkeit vorliegen, für die andere Regeln gelten als für den gelegentlichen privaten Verkauf. Bei Unsicherheit, ob die eigene Verkaufstätigkeit noch privat ist, empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem Finanzamt.
Ist eine Unterschrift auf der Privatrechnung notwendig?
Eine Unterschrift ist zwar nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben, erhöht aber deutlich die Beweiskraft des Dokuments, falls es später zu Rückfragen oder Streitigkeiten kommt. Es empfiehlt sich daher, das Dokument von beiden Seiten unterschreiben zu lassen.
Kann ich die Privatrechnung auch für Dienstleistungen nutzen, z. B. Nachhilfe?
Ja, die Vorlage lässt sich auch für einmalige private Dienstleistungen anpassen, indem Sie statt einer Artikelbeschreibung die erbrachte Leistung eintragen. Achten Sie dabei ebenfalls auf eine klare, nachvollziehbare Beschreibung von Umfang und Zeitpunkt der Leistung.
